Actas CIGIA

O projeto comum de gestão documental nas Instituições de Ensino Superior Portuguesas

Maria Cristina Vieira de Freitas — 2022-02-16

Apresentam-se os desenvolvimentos do Projeto Comum de Gestão Documental nas Instituições de Ensino Superior Portuguesas, desenvolvido em colaboração com a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, cujo objetivo principal é produzir instrumentos comuns, aplicáveis e focalizados, por um lado, num passivo documental produzido e acumulado no passado e, por outro, nos ativos institucionais produzidos e acumulados no presente e no futuro. A metodologia adotada numa primeira etapa do Projeto baseia-se na análise comparada de documentos emanados da autoridade arquivística nacional ou produzidos pelas entidades aderentes. Os resultados obtidos até ao momento, consoante a vertente de Projeto, são: i) Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada, comum e aplicável ao conjunto das instituições, concluído e aprovado pelas entidades competentes, já em fase de implementação e de avaliação, supervisionada pela autoridade arquivística nacional; ii) Portaria de Gestão Documental comum, em fase de elaboração e de harmonização com outros instrumentos produzidos ao abrigo do projeto de Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística. A aprovação do instrumento final, pelos órgãos competentes, ficará na dependência da finalização da presente etapa.
Como principal conclusão refira-se o facto de que ambos os instrumentos serão de capital importância na prossecução de atividades de gestão da informação de arquivo e na adoção de soluções que promovam a interoperabilidade entre sistemas, nos
níveis técnico e semântico. Ainda, e como intento futuro, refira-se o direcionamento dos esforços para a avaliação arquivística da informação eletrónica e a integração, ao Projeto, de aspetos relativos à curadoria desse tipo de informação, formalizados
em Plano de Preservação Digital.

Plataforma M51-CLAV

Alexandra Lourenço — 2022-02-16

A comunicação tem como objetivo a apresentação do “Projeto M51-CLAV – Arquivo digital: Plataforma modular de classificação e avaliação da informação pública”, desenvolvido pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), com a colaboração da Universidade do Minho, no âmbito do Aviso N.º 02/SAMA2020/2016, para dar cumprimento à Medida 51 do Simplex + “Arquivo digital”. Pretende-se apresentar os seus primeiros resultados.

A estruturação dos ativos de informação arquivísticos do Governo Regional da Madeira no conspecto da fronese organizacional

L. S. Ascensão de Macedo — 2022-02-16

Este artigo efetua um estudo de caso interpretativo sobre a implementação dos instrumentos PAEIS no Governo Regional da Madeira. Adota-se a perspetiva da fronese organizacional como ferramentas interpretativas no âmbito da gestão orientada a processos. Efetua-se uma análise contextual da implementação dos instrumentos PAEIS levada a cabo por um grupo de trabalho multidisciplinar para a modelação de processos de negócio no setor público da Região Autónoma da Madeira.
Os resultados deste estudo de caso apontam para dinâmicas e perceções distintas das partes envolvidas na equipa sobre a arquitetura dos processos de negócio e dos ativos de informação da administração regional autónoma, que deriva de um nível
de maturidade ainda incipiente mas necessário para a transformação digital dos serviços públicos.

Perfil e competências do profissional da Informação para a gestão de dados em massa (Big Data)

Luísa Alvim — 2022-02-16

Neste artigo discute-se o perfil e as competências para o profissional da informação face ao fenómeno dos dados em massa (Big data). O conceito de gestão de dados em massa é utilizado no âmbito da informação e documentação e sistemas de informação. Considera-se que os dados em massa são uma tendência no futuro que deve ser percebida pelas instituições privadas e públicas. Apresenta-se uma revisão bibliográfica de introdução ao tema de investigação para sistematização do conhecimento sobre esta matéria e realiza-se uma revisão crítica da literatura sobre as competências específicas para a gestão de dados em massa, revendo o projeto europeu EDISON Data Science Competences Framework. Discute-se as transformações indispensáveis ao perfil e às competências para o profissional da informação e por fim apontam-se caminhos para uma investigação futura.

Gestão da informação na Universidade de Coimbra

Liliana Isabel Esteves Gomes — 2022-02-16

Partindo do estudo do modelo atual de Gestão da Informação (GI), elege-se como estudo de caso uma entidade complexa, com mais de sete séculos de História, a Universidade de Coimbra (UC). Aplica-se a Teoria Sistémica como “ferramenta” interpretativa da realidade em investigação e assume-se a visão integrada da informação em qualquer contexto organizacional.
A análise feita aos serviços de informação da UC, tendencialmente organizados e geridos com uma separação artificial das várias componentes do todo orgânico, evidencia a premência de se conceber um Sistema de Informação (SI) em que o fator funcionalidade se concretize na estruturação de serviços englobantes de todas as componentes informacionais.

OpenEHR como solução para o Regulamento Geral de Proteção de Dados na área da saúde

Mariana Leite Sousa — 2022-02-16

O desenvolvimento das tecnologias alterou profundamente os processos das instituições de saúde, adquirindo um grande impacto na forma de processar a informação (a sua recolha, acesso, utilização e partilha).

A preocupação com a privacidade e proteção dos dados pessoais culminou assim em reformas significativas das legislações existentes. O Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia visa reformular as medidas existentes em matéria de proteção de dados pessoais de cidadãos da União Europeia, com forte incidência nos direitos e liberdades das pessoas e no estabelecimento de regras para o tratamento de dados pessoais. As instituições cujos serviços prestados assentem no tratamento de dados pessoais necessitam de reformular as suas políticas e procedimentos, com forte incidência para a adaptação dos sistemas (que suportam o tratamento de dados) aos requerimentos do RGPD. No âmbito da saúde, esta questão assume uma relevância maior, visto tratar-se de um tipo de serviço fortemente assente e dependente do tratamento de dados pessoais de cariz sensível, e cujas más práticas podem ter um impacto significativo na vida das pessoas.

Considerando estas questões, o trabalho desenvolvido tem como objetivo principal perceber se a norma openEHR (que promove a interoperabilidade dos sistemas de RES) pode ser considerada uma solução para os requisitos necessários para um SIS estar em conformidade com o RGPD.

Foi então definida uma metodologia de investigação assente num estudo de caso, procurando verificar as relações entre o que pede o RGPD e o que oferece o openEHR. Desta forma, foi elaborada uma lista de requisitos para um Sistema de Informação de Saúde em conformidade com o RGPD. Seguidamente, foi feito um levantamento das especificações do openEHR (como cumprimento dos objetivos secundários), que produziram respetivamente 61 requisitos para SIS em conformidade com o RGPD e 8 especificações do openEHR.

Como resultado final, foi feita a correspondência entre os requisitos do sistema de informação de saúde e as especificações openEHR, que resultou em 15 requisitos correspondidos. Conclui-se também que todas as especificações openEHR conseguem responder pelo menos a um requisito.

O openEHR apresenta-se assim como solução para o desenvolvimento de SIS que reforcem a privacidade e proteção dos dados pessoais, garantindo que estas são pensadas e implementadas desde o desenvolvimento dos sistemas. Desta forma, as instituições garantem a conformidade dos seus SIS com o RGPD mantendo qualidade dos dados de saúde e, consequentemente, da prestação de cuidados.

A relevância deste trabalho assenta na importância das organizações encontrarem soluções que possibilitem a plena utilização das tecnologias de informação que suportam os processos organizacionais. Num contexto como o da área da saúde, dotado de uma grande complexidade fruto da multiplicidade e heterogeneidade dos sistemas e da necessidade de acesso e disponibilização de informação inerente às atividades dos profissionais de saúde, torna-se essencial que os sistemas de informação sejam capazes de suportar os processos organizacionais sem comprometerem as questões em torno da privacidade e proteção dos dados pessoais.

Essencialmente, o openEHR permite a existência de um ambiente hospitalar integrado e direcionado para a prestação de cuidados (acesso a informação de qualidade), mas permite que a privacidade e proteção dos dados pessoas estejam asseguradas, como requerido pelo RGPD.

A organização da informação na empresa brasileira de correios e telégrafos após o “mensalão”

Ana Maria de Almeida Ribeiro — 2022-02-16

A Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos foi criada em 1969, no período da Ditadura Militar (1964-1985), como empresa pública de direito privado no âmbito da administração pública indireta no Brasil. O modelo de empresa pública é considerado, pelos órgãos de controle social, como de caráter hibrido que passa pela discussão da atuação do Estado na ordem econômica, neste caso se o serviço postal assume a forma de um serviço público - inerente ou por opção político-normativa – ou do desempenho de uma atividade econômica. Esta comunicação, parte da dissertação de mestrado em Ciência da Informação, na Universidade de Brasília, em que o objetivo geral é compreender como a cultura organizacional e o estatuto jurídico dessa empresa pública influenciaram na organização da informação e o acesso à Informação pelos cidadãos. A pesquisa analisa as profundas mudanças na gestão documental da empresa e analisa a percepção dos empregados quanto a introdução das noções básicas de gestão documental em conjunto com os conceitos de transparência pública. Identifica a nova sistemática de gestão documental nos Correios como mecanismo que favoreceu o controle, a legalidade dos atos administrativos, a possibilidade de rastreabilidade dos documentos e a garantia de transparência pública. O resultado da pesquisa identifica que as mudanças trouxeram a eficácia da gestão pública ao possibilitar maior segurança para os atos da organização e dos empregados, assim como o acesso à informação pelo Sistema de Informação ao Cidadão. Os resultados também apontam que a condição híbrida da empresa - prestação de serviços públicos e exploração de atividade econômica, o público e o privado, presente na cultura organizacional da empresa, limita a transparência pública, interfere no cumprimento da LAI, ao restringir o acesso à informação aos cidadãos, prevalecendo assim o caráter empresarial. A pesquisa caracteriza-se como uma pesquisa aplicada de caráter descritivo com uma abordagem qualitativa. As técnicas para coleta de dados são a pesquisa bibliográfica, a análise dos pedidos de informação registrados no Sistema de Informação ao Cidadão, a observação, a análise de documentos da empresa e do questionário aplicado aos empregados.

Dataset identifiers para a comunicação em ciência

Luis Corujo — 2022-02-16

Os estudos sobre a Ciência desenvolvidos no âmbito de iniciativas da Ciência Aberta (CA) permitiram elucidar problemas como o inflacionamento e enviesamento de rankings de pesquisas de publicações (Young, 2008) e as limitações em termos de reprodutibilidade devido aos dados não serem distribuídos com as publicações (Kraker, 2011). A CA pretende abrir o processo de investigação, ao defender a reprodução dos resultados da investigação, uma metodologia de investigação transparente, e assim aumentar o impacto social do investigador e economizar tempo e dinheiro dos investigadores e das instituições de investigação (RIN/NESTA, 2010). Recorre para tal a instrumentos e/ou componentes denominados de acesso aberto (uma forma de tornar os resultados de investigação disponíveis), dados abertos (como uma maneira de publicar os dados em bruto), código aberto (como uma maneira de dar acesso a protótipos de investigação), a metodologia aberta (como uma forma de partilha dos detalhes metodológicos do estudo e das ferramentas utilizadas para a recolha e análise de dados), investigação reprodutível aberta (o ato de praticar CA para permitir a reprodutibilidade independente dos resultados da investigação), avaliação pelos pares aberta (garantia de qualidade transparente e verificável através de revisão aberta), recursos educacionais abertos (usar materiais livres e abertos para a educação e o ensino universitário) (Kraker, 2011; Pontika, 2015; Kasberger, 2013).