Actas do Encontro Nacional de Arquivos Municipais

Conclusões do 13º Encontro Nacional de Arquivos Municipais

Comissão Científica ENAM — 2019-10-18

Os arquivos municipais na consolidação da nossa democracia.

António Maranhão Peixoto — 2019-10-17

Dar a conhecer a evolução e afirmação dos Arquivos Municipais nas últimas quatro décadas, o seu papel na Aministração Local e o contributo na consolidação do nosso regime democrático.

O acesso à informação do passado: estudo de caso da Casa de Pomarchão

Ana Catarina Lima Noering Gomes — 2019-10-17

O presente trabalho pretende realçar a importância da recuperação da informação devidamente contextualizada no meio familiar, exemplificado através do Sistema de Informação Familar Casa de Pomarchão, divulgado e disponibilizado no catálogo do Arquivo Municipal de Ponte de Lima. Para o efeito, é necessário salientar e explicitar o procedimento adotado no tratamento da informação, que não se cingiu à prática empírica de descrição e classificação, com recurso a um plano de classificação apriorístico, mas antes procurou conhecer e reconstituir a informação através do modelo sistémico com o intuito de providenciar uma recuperação da informação mais eficaz. Neste sentido, pretende-se discutir as vantagens da aplicação do modelo sistémico aos Sistemas de Informação Familiares, designadamente no que se refere à recuperação da informação.

A proposta de portaria de gestão de documentos para a Administração Local

Isabel Campaniço — 2019-10-17

A comunicação pretende dar a conhecer a proposta de portaria de gestão de documentos para a Administração Local e apresentar as principais alterações que devem ser ponderadas na sua aplicação. Esta proposta de portaria integra um regulamento e uma tabela de seleção, aplicável à classificação e à avaliação, que deriva de um referencial para a Administração Pública, a “Lista Consolidada para a classificação e avaliação da informação pública”.

As principais alterações decorrem de uma abordagem suprainstitucional e transversal, materializada numa estrutura funcional e hierárquica, com classes que representam as funções e os processos de negócio executados pela Administração Pública.

Exemplifica-se a aplicação prática do destino final de acordo com a natureza da intervenção (dono e participante), da constituição de agregações simples e compostas, bem como das formas de contagem do prazo de conservação administrativa.

Os serviços educativos nos arquivos municipais portugueses e a memória local

Luísa Alvim — 2019-10-17

Este trabalho apresenta uma reflexão sobre as atividades do serviço educativo dos arquivos municipais. Faz-se uma apreciação dos 48 arquivos municipais portugueses, registados no Diretório BAD–Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas, sobre se possuem um serviço educativo que trabalha para e com a comunidade local os temas da sua região, se estão direcionados para o trabalho da memória de quem os produziu e se dão a conhecer aos cidadãos da sua região o respetivo património arquivístico à sua guarda. O serviço educativo é muito importante no arquivo, que deve dar a conhecer os fundos e coleções, proporcionando e criando material formativo, apoiando programas educativos municipais de promoção da cultural local, etc. A recolha de dados foi realizada por observação no Diretório e através da realização de um inquérito por questionário dirigido aos responsáveis destes arquivos. Foram detetados obstáculos nas estruturas organizacionais dos arquivos que podem impossibilitar a existência do SE, nomeadamente a falta de tratamento técnico dos fundos, a falta de técnicos especializados, poucos recursos humanos e a falta de espaços. Verificou-se uma opinião muito positiva sobre a incidência do serviço educativo no contacto com os documentos originais e no apoio ao ensino da História, valorizando a história local/regional, a partir dos fundos e coleções de cada arquivo municipal. Nas considerações finais defende-se um serviço educativo que deverá ser posicionado na difusão e na comunicação da memória preservada no seu património arquivístico.

Arquivos Municipais: nótulas ao 6º inquérito nacional

Cristiana Freitas — 2019-10-18

Apresentação do resultados obtidos neste 6º inquérito nacional aos arquivos municipais é mais uma etapa do projeto iniciado em 1998 pelo Grupo de Trabalho de Arquivos Municipais da BAD (GTAM-BAD) do qual faziam parte: António Maranhão Peixoto (Coordenador), Alda Padrão Temudo, Clara Pavão Pereira, João Sabóia, Paula Cristina Vieira França, e tem como principais objetivos:
o Dar a conhecer e atualizar, dentro do possível, os dados sobre estas unidades administrativas e culturais;
o Aferir o contributo dos arquivos municipais para aumentar o desempenho competitivo as respetivas autarquias.

Plataforma CLAV: garantindo a interoperabilidade semântica e preparando o acesso continuado à informação

Pedro Penteado — 2019-10-17

A comunicação apresenta as principais políticas e estratégias europeias e nacionais em torno da interoperabilidade, dados abertos e preservação digital. Especifica os principais resultados dos diversos projetos desenvolvidos pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas para promover a interoperabilidade semântica na Administração Pública, bem como uma adequada classificação e a avaliação da informação arquivística. Salienta-se, entre eles, a Lista Consolidada para a classificação e a avaliação da informação pública (LC).

A comunicação centra-se depois na apresentação da Plataforma CLAV, que disponibiliza a LC e permite a desmaterialização da construção de instrumentos estruturantes para a gestão da informação, tais como planos de classificação e tabelas de seleção, além de possibilitar o controlo da eliminação da informação pública. A adoção de esquemas de metainformação para a interoperabilidade, a par da disponibilização de uma linguagem comum aos vários organismos da Administração existente na LC, através da CLAV, permite a integração com sistemas de informação organizacionais e a troca de informação entre entidades.

A plataforma potencia, deste modo, a estratégia da DGLAB no domínio da preservação digital, nomeadamente na preparação da informação arquivística, desde a produção, para ingresso em repositórios secundários de modelo OAIS e sua posterior gestão.

A comunicação aborda ainda os cenários de enquadramento legal previsto para o funcionamento da Plataforma CLAV.

Recursos humanos, processos e dados pessoais: contributos da gestão da informação para a melhoria organizacional

Natalia Maria Antonia — 2019-10-17

Esta comunicação visa apresentar a experiência de colaboração intraorganizacional entre duas unidades orgânicas da Câmara Municipal de Lisboa pertencentes a duas áreas funcionais distintas, mas transversais a toda a organização – a Direção Municipal de Recursos Humanos (DMRH) e a Direção Municipal de Cultura, através da sua Divisão de Arquivo Municipal (DAM). Esta colaboração teve como principal impulso a abordagem por processos e a implementação, em 2018, no Município de Lisboa do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), equacionadas num contexto mais vasto de Gestão de Informação.

Queremos nesta comunicação, através da partilha de um estudo de caso, demonstrar como o trabalho colaborativo se pode transformar numa potente ferramenta para atingir, de forma mais eficiente, objetivos comuns a várias organizações, e ao mesmo tempo, facilitar a aquisição de novos conhecimentos.

A práxis da classificação nos arquivos municipais portugueses

Ana Margarida Dias da Silva — 2019-10-17

O objetivo do presente trabalho é identificar quadros/planos de classificação utilizados nos arquivos municipais portugueses. Pretende-se: 1) verificar que tipo classificação é predominante (orgânica, funcional, temática, orgânico-funcional ou temático-funcional); 2) perceber se os profissionais da informação que trabalham em arquivos municipais adotam modelos de classificação apriorísticos ou modelos baseados em estudos institucionais que refletem a orgânica e os fluxos informacionais das edilidades; e, por fim, 3) identificar a existência e confrontar a produção académica na área da Ciência da Informação que aborde a classificação em arquivos municipais portugueses. Conclui-se que a produção académica rejeita a adoção de quadros de classificação apriorísticos mas que a práxis demonstra uma aplicação maioritária deste modelo de classificação.

Onde estás? O Arquivo Municipal de Oeiras no puzzle da interoperabilidade

Rui Landeiro Godinho — 2019-10-18

A comunicação que o Município de Oeiras pretende apresentar está relacionada com a experiência vivida nesta organização no que respeita à relação que o Arquivo Municipal estabelece com as diversas unidades orgânicas e como se posiciona na implementação de projetos estruturantes.

Os utilizadores do Arquivo Municipal de Sines: uma proposta de estudo

Sandra Patrício — 2019-10-17

O Arquivo Municipal de Sines recebeu um novo espaço para a informação definitiva e para as relações com os seus utilizadores em 2006, no Centro de Artes de Sines. Passados vários anos e a colocação em linha da base de dados do Arquivo Municipal urge compreender não apenas quantos cidadãos já recorreram a este serviço, mas também quais são as suas necessidades e de que forma o Arquivo Municipal pode melhorar as suas ofertas, diversificar o seu público e desempenhar um papel mais relevante na comunidade local.

Apresenta-se aqui o projecto de estudo dos utilizadores do Arquivo Municipal entre 2017 e 2019 no que respeita à sua mediação em relação à informação que custodia, preserva e comunica.

Serviço Educativo do Arquivo Municipal de Oeiras – REVELAR OEIRAS

Mário Sá — 2019-10-17

A criação de um Serviço Educativo do Arquivo Municipal de Oeiras, que designamos de “Revelar Oeiras”, tem como premissa promover, junto da população, um sentido de pertença e identificação com o território através da promoção do património arquivístico à guarda do Serviço de Arquivo Municipal da Câmara Municipal de Oeiras.

Pretende-se a construção de uma ligação à memória de Oeiras, dirigindo as atividades do “Revelar Oeiras” em particular às escolas, mas propondo-se também acentuar as ligações entre gerações promovendo dessa forma a recolha, a avaliação, o tratamento e a posterior comunicação / divulgação da documentação relativa à história de Oeiras.

A coleção de cartografia do Município de Vila Franca de Xira. Um projeto em esboço.

José Rocha — 2019-10-17

O concelho de Vila Franca de Xira tem um território com cerca de 318Km². No âmbito das suas competências, o Município de Vila Franca de Xira procedeu, ao longo do século XX, a várias campanhas de levantamento cartográfico do concelho. Consequência disso, as unidades orgânicas do município responsáveis pela gestão do território produziram uma coleção de peças que a certa altura foi apelidada de “arquivo de desenhos”, perdeu interesse e uso administrativo face aos modernos Sistemas de Informação Geográfica e foi transferida para o Arquivo Municipal. É um conjunto que se estima que ultrapasse 20.000 documentos guardados, a maioria, em 30 armários-arquivadores metálicos de acondicionamento vertical. Foi organizado, classificado e descrito por um antigo funcionário da instituição, que produziu um sistema de fichas que permitem a recuperação. No Arquivo Municipal existem cerca de 700 outras peças (sobretudo cartografia, também plantas), identificadas e de outras proveniências, que agora se reuniram com os referidos 30 armários-arquivadores. E com eles, algumas centenas de outras peças sem contextualizar nem acondicionar. E agora? A equipa do Arquivo Municipal está a esboçar um projeto de intervenção sobre este conjunto documental. É disso que nos propomos falar.

A gestão da unidade de informação processos de obra particulares nos municípios portugueses

Paulo Batista — 2019-10-17

Os processos de obra particulares afirmam-se como uma unidade informacional de grande significado no âmbito da gestão da informação nos municípios portugueses, já que constitui a mais produzida pelos seus serviços e procurada, sobretudo pelo valor primário, pelos utilizadores destes serviços de informação. Partindo de um questionário enviado em 2016-2017 aos 308 municípios portugueses – no âmbito de uma tese de doutoramento em Documentación, apresentada à Universidad de Alcalá, em Espanha – concernente à respetiva gestão dos processos de obra particulares, alcançou-se uma taxa de resposta de 42,85%. Por conseguinte, neste caso de estudo interpretam-se e comunicam-se os resultados mais significativos identificados nos municípios de Portugal, no que respeita à gestão desta unidade de informação, desde a sua produção, ou mesmo antes, até à sua difusão.

Os processos de contratação pública e execução de despesa no sistema de gestão documental eletrónica nos SIMAS de Oeiras e Amadora (SIMASOA)

Maria Manuela Maio — 2019-10-17

Os SIMASOA encontram-se enquadrados por uma paisagem legal na área das T.I.C. que define obrigatoriedades de sustentabilidade, prova, transparência e proteção de direitos, cujos antecedentes podem apenas ser extrapolados do paradigma em suporte papel que criou os fundamentos da Arquivística. Acima de tudo, é necessário autenticar os atos decisórios que ocorrem durante a tramitação documental e que constituem prova de legalidade, facto que é a razão de ser do ato administrativo.

A aplicação deste desiderato ao terreno – processos de contratação pública e execução de despesa – revelou a necessidade de compromissos entre o modo de trabalhar o suporte papel e o eletrónico e, a partir destes compromissos, construir consensos no que é passível de ser imediatamente desmaterializado ou não, pagando o preço através de processos híbridos e duplicação de tarefas. Paradoxalmente, este problema não é apenas humano, mas também de interação entre diferentes sistemas informáticos, uma vez que estes processos são transversais correndo em diferentes aplicações, bases de dados e suportes.

Por estas razões, é necessário, através de uma equipa multidisciplinar, desenhar o processo tal como ele se apresenta em papel e procurar perceber até que ponto poderá ser desmaterializado sem incorrer em problemas informáticos, arquivísticos, jurídicos e organizacionais.

Palavras-chave: Reengenharia de processos de negócio, Assinatura eletrónica, Webservices

Preservação dos sítios Web das Câmaras Municipais: memória Web para todos

Ricardo J L Basílio — 2019-10-17

Mostra-se como é feita a preservação dos sítios Web das Câmaras Municipais pelo Arquivo.pt, qual o volume e o conteúdo existente neste arquivo da Web, relacionado com as organizações pertencentes ao setor da Administração Local. Refere-se diversas formas de reutilizar este tipo particular de património digital, com destaque para uma sequência de publicações nas redes sociais criada com esse propósito, intitulada "Memória Web para Todos". Através desta coleção, construída sobre uma simples página do Facebook e com uma intenção demonstrativa, é possível aceder às páginas Web do passado dos municípios e recuperar memórias únicas para a história local. Para terminar, desafia-se os arquivistas e outros profissionais locais a participarem ativamente no processo de preservação dos sites institucionais, quer assegurando que são de facto enviados para preservação e quer aplicando ações de curadoria para aumentar a qualidade da sua preservação.

Da partitura em papel para o (re)aproveitamento Cultural

José Inácio Militão da Silva — 2019-10-17

Da partitura em papel para o (re)aproveitamento Cultural. O Caso da Coleção de Partituras de Casaca Serrano, doada ao Arquivo Municipal de Monforte.

A presente comunicação enquadra -se no eixo dedicado à " recupetração de informaçãso, uma vez que se destina a apresentar um dos projectos do Arquivo Municipal de Monforte, e que consiste no tratamento arquivístico, e disponibilização online da referida coleção musical (partituras) doada por Francisco António Casaca Serrano, maestro da carreira militar, no mês de Junho de 2019. Esta diversificada coleção de partituras é também apresentada como um arquétipo de acesso continuado para fins cukturais, possivel de reutilizações por outros compositores ou maestros locais ou regionais.

Amadora Desaparecida

João Paulo Freire Carreteiro — 2019-10-17

“Amadora desaparecida – Memória do edificado no concelho da Amadora 1940 – 2018” é uma exposição que celebra e questiona a memória arquitetónica da Amadora. Tal só se tornou possível com a execução do Projeto de digitalização dos traçados de água e saneamento da Amadora existentes no “Arquivo Técnico” dos SIMAS de Oeiras e Amadora (SIMASOA). Um Traçado consiste nas peças escritas e desenhadas (plantas e alçados) que testemunham em termos técnicos o edificado, bem como as sucessivas alterações que cada uma das habitações, fábricas, recintos desportivos, armazéns, igrejas e outros espaços de vivência humana existentes na Amadora, sofreram dos anos 40 aos dias de hoje.

Inserido no eixo Recuperação da Informação, a necessidade de recuperar o que existe em termos técnicos no presente do edificado, corre em paralelo com a necessidade de recuperar o que existiu em termos técnicos no passado edificado, sobretudo daquele que já não existe. Ambos carecem, também, de adequada divulgação para que as necessidades dos diversos públicos possam ser satisfeitas, em termos de rigor, pertinência, permanência e alcance da sua disponibilidade no espaço e no tempo.

Palavras-chave: Preservação, desmaterialização, recuperação e reutilização da Informação