Projeto Comum de Gestão Documental nas Universidades Portuguesas: harmonização e estabilização do vocabulário

Autores

  • Maria Cristina Vieira de Freitas Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra
  • Luís Corujo Faculdade de Ciências da Universidade de Lisboa
  • Dora Susana Simões de Sousa Arquivo da Universidade de Aveiro

Palavras-chave:

universidades portuguesas, gestão documental, avaliação documental, documentação acumulada, planos de classificação

Resumo

Apresentam-se os desenvolvimentos do Projeto Comum de Gestão Documental nas Instituições de Ensino Superior Portuguesas, desenvolvido em colaboração com a Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, cujo objetivo é produzir os instrumentos comuns Portaria de Gestão de Documentos e Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada. O artigo aborda a fase 1 do projeto que corresponde à estabilização e harmonização do vocabulário a ser usado na classificação e na avaliação. A metodologia nesta etapa baseia-se na análise comparada da Macroestrutura Funcional e da Lista Consolidada, publicadas pela DGLAB, e de propostas individuais de portaria de gestão documental produzidas pelas entidades aderentes. Os resultados obtidos nesta fase foram: a) identificação dos processos de negócio específicos das funções do ensino superior (prestação de serviços técnicos e científicos; investigação e desenvolvimento; ensino e formação), na PGD, e dos processos de negócio materializados em séries, no RADA; b) descrição de como esses processos iniciam e terminam; c) formulação de notas de inclusão e de exclusão e de termos de índice. A próxima fase corresponde à análise dos fatores a considerar para a definição dos prazos de conservação administrativa e dos destinos finais. O projeto terminará com a publicação e/ou formalização desses instrumentos.

Biografias Autor

Maria Cristina Vieira de Freitas, Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra

Maria Cristina Vieira de Freitasé brasileira, natural da cidade do Rio de Janeiro, tendo vivido grande parte da sua vida pessoal e profissional no Estado de Minas Gerais e fixado residência, há 8 anos, na Vila de Oiã, em Aveiro, Portugal.

É doutora em Biblioteconomia e Documentação pela Universidade de Salamanca (Espanha, 2010); mestre em Ciência da Informação pela Universidade Federal de Minas Gerais (Brasil, 2003); Especialista em Conservação de Obras sobre Papel pela Universidade Federal do Paraná (Brasil, 1999); Licenciada em Documentação e Arquivística pela Universidade de Aveiro (Portugal, 2008) e em História pela Faculdade de Filosofia, Ciências e Letras de Cataguases (Brasil, 1992). Atuou como funcionária (1989-1994) e como docente de carreira (1994-2009) no Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais (Brasil); como consultora técnica na Fundação Cultural Calmon Barreto de Araxá (Brasil, 1996-2001), onde desempenhou atividades relacionadas com as historiografias local e regional; a conservação e a preservação de acervos bibliográficos, museológicos e arquivísticos; e a organização e o tratamento da informação bibliográfica e arquivística. Atuou como consultora em projeto de implantação do curso de tecnólogo em Arquivos, na Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais (Brasil, 2004) e como Técnica Superior de Bibliotecas e de Serviços de Documentação na Biblioteca Geral da Universidade Portucalense (Portugal, Dez. 2008 - Maio 2009). Atua (2010 - ) como Professora Auxiliar Convidada na Universidade de Coimbra, na Universidade Fernando Pessoa e na Universidade Portucalense, onde leciona disciplinas do currículo da licenciatura e do mestrado em Ciência da Informação. É membro integrante do núcleo de investigação CIDEHUS (Universidade de Évora, 2011 - ); do Conselho de Redação do Boletim do Arquivo da Universidade de Coimbra e do projeto ID@UC (Universidade de Coimbra, 2011 - ). Atuou como formadora em ação de formação em conservação e preservação de acervos arquivísticos, no Arquivo Histórico da Santa Casa de Misericórdia do Porto (2011). Frequentou 4 estágios curriculares e/ou extracurriculares em instituições prestigiadas, no Brasil e em Portugal, nos seguintes âmbitos: Biblioteconomia e Documentação; Arquivística; Conservação, Restauro e Microfilmagem para Preservação (1998 - 2007). Desenvolveu e coordenou 5 projetos no âmbito da educação, da história local, da arquivística e da preservação de acervos públicos (1997 - 2001). Frequentou 20 cursos de formação e 27 eventos científicos (1989 - ), apresentando comunicações (escritas e orais, ou em painéis) em 9 oportunidades. Desenvolveu 7 produções académicas relevantes (1999 - 2009). De entre as suas publicações, 12 foram difundidas por veículos de divulgação científica e 10 por veículos de opinião (1996 - ). Publicou 3 capítulos em livros (2012 - ). Participou em júri examinador, em 4 concursos públicos, no Brasil (1996 - 2004) e em 26 provas de mestrado, em Portugal (2010 - ), na qualidade de arguente ou presidente. Orientou, com sucesso, até a data, 4 dissertações de mestrado (2010 - ) e 7 estágios curriculares ou extracurriculares (2010 - ).

Luís Corujo, Faculdade de Ciências da Universidade de Lisboa

Assistente Convidado no Programa de Mestrado em Ciências da Documentação e Informação da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa e Arquivista na Faculdade de Ciências da mesma Universidade. Formador do INA e outras entidades públicas e privadas nas temáticas da gestão documental, arquivos electrónicos e preservação digital. Colabora com a DGLAB na área da Preservação Digital e está envolvido em projectos relativos a Repositórios Digitais e Avaliação Arquivística.

Dora Susana Simões de Sousa, Arquivo da Universidade de Aveiro

Mestre em Educação e Bibliotecas pela Universidade Portucalense e licenciada em Documentação e Arquivística pela Universidade de Aviero.

Arquivista na Universidade de Aveiro.

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Publicado

2015-10-21

Edição

N.º 12 (2015): Ligar. Transformar. Criar Valor

Secção

Comunicações: II – Ecossistemas de informação e plataformas de colaboração

Licença

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