Aplicação de modelo de maturidade à gestão de informação de arquivo nas Autarquias em Portugal

Resumo

O atual contexto organizacional e tecnológico é composto por rápidas mudanças que exigem uma gestão mais eficaz e eficiente dos seus processos de negócio. Ao mesmo tempo, a área de gestão documental sofre uma mudança de paradigma arrastada por essa mesma evolução, conciliando cada vez mais os conceitos de gestão de documentos digitais, gestão de informação de arquivo e sistemas de informação. Importa assim avaliar como essas mudanças estão a ser consideradas nas autarquias, em especial de que forma existe uma preocupação no alinhamento entre os respetivos sistemas de informação e a gestão de informação de arquivo. Para esse efeito, propõe-se um modelo de maturidade, inspirado no estado da arte desta técnica e nos requisitos específicos das autarquias Portuguesas extraídos das referências normativas e legais relevantes. O modelo proposto compreende três dimensões (políticas, processos e infraestrutura), e 5 níveis de maturidade, propondo-se ainda um questionário para suportar a respetiva aplicação. A aplicação do modelo numa autarquia irá resultar no posicionamento da organização num nível de maturidade, em que os parâmetros por cumprir podem ser usados como um guia para a melhoria.