Modelação de processos e identificação de indicadores: contributos para a monitorização do desempenho em arquivos

Resumo

A gestão informada de qualquer entidade complexa e dinâmica exige a implementação de estratégias de monitorização e tomada de decisão que colocam em evidência o papel da função de gestão de informação. A capacidade de avaliar o desempenho da gestão de informação apresenta-se como um pré-requisito para a tomada de decisão estratégica e reconhecimento do valor da gestão de informação enquanto função organizacional. O presente trabalho constitui um contributo para a identificação de indicadores de monitorização de desempenho de um serviço de informação em contexto hospitalar, tendo como caso de estudo o Serviço de Arquivo do Centro Hospitalar Universitário de São João. O método seguido parte da análise dos principais processos organizacionais do serviço, com envolvimento dos stakeholders no mapeamento e na análise crítica dos processos, resultando na identificação de indicadores relevantes para a monitorização da evolução da atividade e do impacto das medidas de gestão tomadas. O desafio de aplicação do modelo de indicadores nos processos organizacionais, considerando momentos antes e depois de uma mudança significativa, tem permitido contribuir para uma maior consciencialização relativamente à necessidade de modernização e capacitação dos serviços responsáveis pela operacionalização da gestão de informação.