Arquivo dos licenci@mentos de obras

Desmaterialização para o Cidadão: metodologia, preservação digital e boas práticas em contexto municipal

Resumo

O projeto Arquivo dos Licenci@mentos de Obras – Desmaterialização para o Cidadão, do Arquivo Municipal do Porto (com financiamento do programa NORTE2030), incide sobre a série documental de Licenças de Obras (processos de licenciamento urbanístico produzidos entre 1939 e 1949), que integra um conjunto mais vasto com dimensão total de 1.500 metros lineares (114.000 processos). A intervenção realizada correspondeu a 95 metros lineares, representando cerca de 6% da série total, e integra a futura implementação de um repositório digital certificado.
Os processos incluem diversas tipologias documentais como requerimentos, memórias descritivas, projetos de arquitetura (peças escritas e desenhadas), plantas topográficas, autos de vistoria e licenças. A associação com a aplicação Gestão Integrada de Sistema de Arquivo (GISA) assegura que cada um dos 7.057 processos tratados possui um identificador único, garantindo a rastreabilidade total desde o documento físico até ao futuro repositório digital. 
Executado em 21 meses, o projeto inclui planeamento, captura e controlo de qualidade. A digitalização a cores (RGB, 300 ppi, 24 bits) originou ficheiros TIFF e PDF, acompanhados de XML com metadados alinhados pelas normas ISO 23081 e NISO Z39.87, em conformidade com referenciais internacionais como a ISO 14721 e o PREMIS. Concluiu-se com o tratamento de 7.057 processos e 252.967 imagens (formatos de preservação e acesso).
A série representa uma média de 880 pedidos anuais, equivalentes a 46% do total de pedidos de consulta ou de reprodução, um valor expressivo num universo de 3.089 séries descritas no GISA, demonstrando a sua relevância e procura face às restantes séries do Arquivo. A disponibilização das reproduções digitais permitiu eliminar o manuseamento físico dos processos digitalizados, reduzindo significativamente os riscos de degradação documental. 
O tempo médio de resposta aos pedidos foi, adicionalmente, reduzido de 2 dias para 0,5 dias úteis, com ganho de 75% na velocidade operacional, viabilizando na maioria dos casos o acesso imediato à informação. 
O projeto demonstra que a digitalização arquivística, quando enquadrada por referenciais normativos internacionais e articulada com estratégias institucionais de preservação digital, pode constituir um instrumento eficaz de modernização administrativa, de valorização do património documental e de resposta às exigências contemporâneas de acesso, preservação e transparência administrativa, assegurando, através da articulação entre gestão arquivística e repositório digital confiável certificado, a sustentabilidade futura dos objetos digitais produzidos.