Proposta de estratégia para a conservação permanente de informação arquivística eletrónica no contexto português

Resumo

O crescente volume de informação arquivística atualmente produzida em formato eletrónico pelas organizações públicas e privadas apresenta desafios consideráveis na gestão do ciclo de vida da informação, tanto nas fases ativas como inativas. Este artigo defende que uma integração entre sistemas de gestão documental (SGD) e repositórios digitais baseados no modelo OAIS (Open Archival Information System) constitui uma estratégia eficiente para garantir a preservação, autenticidade e acessibilidade desta informação a longo prazo. Neste artigo exploramos normas como a ISO 14721 (OAIS Reference Model) e a ISO 16363 (Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories), destacando a sua relevância na criação de arquivos eletrónicos confiáveis capazes de assegurar a preservação de informação arquivística eletrónica. Complementarmente, analisamos os impactos de referenciais normativos, como a ISO 30300, a ISO 15489 e o MoReq 2010, na implementação de SGDs e a conformidade com requisitos legais expressos nas mais recentes portarias de gestão de documentos, como é exemplo a portaria n.º 112/2023, aplicável ao contexto da Administração Local. Neste âmbito, propõe-se uma estratégia de integração entre SGDs e repositórios digitais que permita a transferência automática de informação entre ambos, através de mecanismos técnicos como a utilização de pacotes de informação baseados na especificação E-ARK SIP, promovido pela Comissão Europeia. Apresenta-se, deste modo. uma solução robusta e capaz de assegurar o cumprimento da legislação vigente em matéria de conservação da informação arquivística eletrónica.