Grupo de trabalho de Gestão de documentos de arquivo - APBAD

Resumo

Grupo de trabalho de Gestão de documentos de arquivo - APBAD

[Poster para o Congresso]

O Grupo de trabalho de Gestão de documentos de arquivo (GT-GDA) da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas (APBAD), após uma paragem de alguns anos, reiniciou a sua atividade em Dezembro de 2011. Começou por alinhar um modelo conceptual, com base em referenciais nacionais e internacionais, que lhe permitisse assumir um posicionamento teórico sólido, diferenciando a Gestão de documentos de arquivo da Gestão de documentos, integrando-a no contexto da Gestão da informação e demonstrando o seu contributo para a Gestão do conhecimento, na sociedade atual.

Neste contexto, o Grupo assumiu como principais referenciais enquadradores da sua atividade, entre outros, a norma NP 4438 – Gestão de Documentos de Arquivo (tradução da ISO 15489) e o Moreq 2010 – Model Requirements for the management of electronic records. Reconheceu ainda que a gestão de documentos de arquivo se faz ao longo de todo o seu ciclo de vida e optou, no momento atual, em face das necessidades do país, por aprofundar o tema e desafios relativos à gestão da informação/documentação de uso corrente, secundarizando o caso do tratamento e da disponibilização da documentação de conservação permanente.

Por opção do Grupo, desenvolveu-se o trabalho em quatro frentes, que se distribuem entre objectivos de curto e médio prazo. Assim, os objectivos de curto-prazo são a realização de um estudo comparativo sobre a legislação e melhores práticas de desmaterialização de documentos a nível nacional e internacional, a realização de eventos (em 2012, pequenos encontros ao fim da tarde) sobre temas de gestão documental de grande atualidade e a produção ou tradução de, pelo menos, um documento técnico sobre os principais referenciais internacionais no domínio da gestão de documentos de arquivo. A médio-prazo pretende-se planear e implementar um “observatório” das práticas nacionais nesta área.

Ao nível da desmaterialização, o Grupo recolhe, sistematiza e analisa criticamente informação sobre a situação de países como Austrália, EUA, Canadá, Brasil, Inglaterra, Eslovénia, Bélgica, França, Itália, Espanha, sem deixar de levar em linha de conta as orientações do Internacional Council on Archives. Para aprofundar o tema, o GT organizou um primeiro evento com a presença de um representante do Centro de Excelência em Desmaterialização de Transacções (CEDT), que se constituiu como grupo de pressão para que o Governo altere a legislação relativa à desmaterialização documental no país.

Quanto à promoção de documentos técnicos, o GT optou pela tradução de um documento associado às recentes normas da série ISO 30300 - Information and documentation, que se espera poder lançar durante o Congresso, no momento da apresentação deste poster. Trata-se do estudo de Carlota Bustelo Ruesta, intitulado “Serie ISO 30300: Sistema de gestión para los documentos”, editado em Madrid pela SEDIC, em 2011, que tem como objetivo a  divulgação das normas desta série. A opção por uma publicação que permite contextualizar e aprofundar estes normativos deve-se ao facto deles terem uma vocação integradora com outros sistemas de gestão e permitirem a implementação e certificação de sistemas de gestão para a documentação de arquivo, servindo de enquadramento à NP 4438 e a outros referenciais da ISO - International Organization for Standardization.

O Grupo está, pois, a reiniciar um trabalho que se espera profundo e aguarda, da parte dos colegas interessados na temática, um acolhimento empenhado, com a adesão de todos os que queiram colaborar no desenvolvimento da gestão da informação/documentação no país. A adesão de novos membros permitirá reforçar a atuação do GT e alargar as suas frentes de trabalho para outros temas de interesse dos profissionais envolvidos.

Durante oo Congresso, o poster será apresentado pelos coordenadores do Grupo: Pedro Penteado (DGARQ), Hélio Balinha (Deloitte) e Isabel Gonçalves (Infarmed).