Gestão Documental na Câmara Municipal de Lisboa

Resumo

A Modernização Administrativa nos Serviços Públicos é actualmente um imperativo ao desenvolvimento das instituições e à eficaz gestão dos seus recursos. A necessidade surge quando se constata a ineficácia de procedimentos administrativos, lentidão na resposta ao público, aumento da máquina burocrática, sistemas informáticos desactualizados e falta de normalização de documentos.
Atenta às novas necessidades, a Câmara Municipal de Lisboa, com a participação activa da Divisão de Gestão de Arquivos inicia um trabalho de caracterização funcional de cada serviço produtor, do seu sistema de arquivo e das séries documentais produzidas.
Este projecto tem como objectivos, o descongestionamento da massa documental, a sistematização da organização de documentos e um maior controlo sobre os mesmos, a eficácia na recuperação da informação, a aceleração na tomada de decisões, a promoção de estabilidade, continuidade e eficácia administrativa, a optimização da utilização do espaço, equipamento e dos recursos humanos.
Pretende-se então elaborar uma arquitectura de sistema informático comum a toda a Câmara Municipal, desenvolvida pelo Departamento de Modernização Administrativa e Gestão de Informação, estrutura essa que funcionará de modo a impor uma normalização de documentos, que consequentemente facilitará a sua avaliação e destino final.
Esta primeira fase, de levantamento, análise e diagnóstico desenvolve-se com trabalho de campo, assente em inquéritos às estruturas da autarquia, com a finalidade de conceber, executar e coordenar medidas de apoio e de cooperação entre Serviços que simplifiquem metodologias de trabalho e prestem um melhor Serviço Público.
Os resultados, para além da aplicabilidade funcional e da modernização de sistemas informáticos, tem também em vista a revisão do Regulamento Arquivístico, de forma a adaptá-lo às realidades de uma Câmara Municipal cada vez mais complexa e específica na sua actividade.