O projeto comum de gestão documental nas Instituições de Ensino Superior Portuguesas

da produção à aprovação dos instrumentos de trabalho

Resumo

Apresentam-se os desenvolvimentos do Projeto Comum de Gestão Documental nas Instituições de Ensino Superior Portuguesas, desenvolvido em colaboração com a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, cujo objetivo principal é produzir instrumentos comuns, aplicáveis e focalizados, por um lado, num passivo documental produzido e acumulado no passado e, por outro, nos ativos institucionais produzidos e acumulados no presente e no futuro. A metodologia adotada numa primeira etapa do Projeto baseia-se na análise comparada de documentos emanados da autoridade arquivística nacional ou produzidos pelas  entidades aderentes. Os resultados obtidos até ao momento, consoante a vertente de Projeto, são: i) Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada, comum e aplicável ao conjunto das instituições, concluído e aprovado pelas entidades competentes, já em fase de implementação e de avaliação, supervisionada pela autoridade arquivística nacional; ii) Portaria de Gestão Documental comum, em fase de elaboração e de harmonização com outros instrumentos produzidos ao abrigo do projeto de Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística. A aprovação do instrumento final, pelos órgãos competentes, ficará na dependência da finalização da presente etapa. 
Como principal conclusão refira-se o facto de que ambos os instrumentos serão de capital importância na prossecução de atividades de gestão da informação de arquivo e na adoção de soluções que promovam a interoperabilidade entre sistemas, nos
níveis técnico e semântico. Ainda, e como intento futuro, refira-se o direcionamento dos esforços para a avaliação arquivística da informação eletrónica e a integração, ao Projeto, de aspetos relativos à curadoria desse tipo de informação, formalizados
em Plano de Preservação Digital.