Acesso aos documentos: elementos de reflexão

Resumo

Os utilizadores dum arquivo são maioritariamente seleccionados pelo tipo de instrumentos
de descrição documental que têm à sua disposição.
Mas, se, por um lado, os instrumentos existentes condicionam o utilizador, por outro
lado, a procura despoletada pelo mesmo pode determinar a concepção dos instrumentos. Gera-se, assim, um ciclo vicioso.
O problema agrava-se tanto mais quanto o arquivista para corresponder às solicitações do investigador, no passado, não se limitou a estruturar os instrumentos de descrição e manipulou a ordem original dos documentos, destruindo-a e constituindo colecções factícias.
Esta situação, com que nos confrontamos em muitos arquivos, torna-se por vezes dramática, pois, actualmente, o arquivista sente-se cientifica e tecnicamente coagido a reconstituir a ordem original e, simultaneamente, a preservar uma organização existente.
Contudo, é necessário contornar o problema, procurar uma forma que concilie a realidade entretanto criada e a reconstituição da ordem original. A solução pode circunscrever-se ao plano intelectual, criar instrumentos flexíveis que reflictam essa dupla perspectiva, para além de explorarem potenciais demandas.
Por outro lado, é necessário evitar que esta "agilização" implique desnormalização. O objectivo é estabelecer regras que permitam uma descrição coerente e normalizada, condição"sine qua non" para o estabelecimento da comunicação inter-arquivos.