Uniformização e modernização da gestão documental na Universidade Aberta

Resumo

A organização e a gestão adequadas da documentação constituem fatores críticos para o desempenho institucional.
A Universidade Aberta (UAb) definiu como prioridade a modernização e a uniformização da gestão documental.
Este poster apresenta o projeto de implementação de um Sistema de Gestão Documental (SGD) na UAb,
destacando desafios, metodologias e resultados alcançados.
O projeto é desenvolvido por uma equipa interdisciplinar e estruturado em três eixos complementares: tratamento
e organização do arquivo histórico; elaboração de instrumentos normativos de suporte às práticas arquivísticas;
preparação para a implementação do SGD.
O tratamento do arquivo histórico incluiu ações de descrição, classificação e avaliação documental, permitindo
libertar espaço de armazenamento físico e digital, bem como identificar situações de documentação em estado
avançado de degradação, tendo sido equacionadas medidas de conservação adequadas à sua salvaguarda. A
elaboração de instrumentos normativos contribuiu para a definição e uniformização de procedimentos, incluindo
o controlo de acesso às salas de arquivo histórico, reforçando a salvaguarda e a integridade da documentação.
Apesar de o SGD se encontrar atualmente condicionado por fatores relacionados com a contratualização externa
à Universidade, a reflexão desenvolvida e o trabalho já realizado evidenciam a importância de uma abordagem
integrada, articulando as dimensões tecnológica, organizacional e normativa, e reforçando o papel estruturante da
gestão da informação no contexto da administração pública digital.
Este estudo de caso evidencia a relevância da gestão documental numa instituição de ensino superior público,
apresentando experiências, desafios e boas práticas passíveis de replicação em projetos semelhantes a desenvolver
noutros contextos institucionais.