Integração do serviço de Biblioteca com o Sistema de Gestão da Qualidade

Resumo

A implementação dos Sistemas de Gestão da Qualidade (SGQ) nas organizações é, cada vez mais, um fator de diferenciação e, em princípio, de garantia de fornecimentos de serviços mais eficazes, eficientes e adequados aos objetivos da organização. As Instituições de Ensino Superior (IES), de há algum tempo a esta parte, vêm aderindo à implementação destes sistemas, procurando promover culturas de qualidade que as distingam entre os pares. O Instituto Politécnico de Castelo Branco (IPCB) não é exceção e, desde o ano de 2009 que, com a publicação da primeira Política de Qualidade e respetivos documentos conexos, deu corpo à implementação do seu sistema de gestão da qualidade. Este foi, paulatinamente, estendendo-se a todos os serviços da organização e, por consequência, estendeu-se também às Bibliotecas do IPCB.

O IPCB é constituído por seis escolas superiores com cinco bibliotecas em funcionamento. A integração do Serviço de Biblioteca no Sistema de Gestão da Qualidade do IPCB, está suportada nos princípios da Norma ISO 9001-2008 e teve início no ano de 2010.

O presente trabalho tem como objetivo apresentar, de forma estruturada e sistematizada, o processo de implementação do Sistema de Gestão da Qualidade nas Bibliotecas do Instituto Politécnico de castelo Branco.

Do ponto de vista das Bibliotecas do IPCB pretendia-se com a aplicação do SGQ melhorar o funcionamento do serviço de Biblioteca do ponto de vista da gestão dos utilizadores, dos documentos e da informação e, dessa forma, otimizar os procedimentos de trabalho em vigor, criar novos procedimentos onde se evidenciasse essa necessidade, adequar os modelos de trabalho existentes em cada biblioteca aproveitando o que de melhor se faz em cada uma para benefício de todas, procurando melhorar, de forma sistemática, o serviço prestado aos seus utilizadores.

Assim a implementação do SGQ às Bibliotecas do IPCB foi delineada por fases, sendo que a cada fase corresponde um conjunto de operações.

1.ª Fase – A primeira fase dos trabalhos decorreu em três momentos consequentes:

1.º Momento – Sessão de informação e brainstorming, que reuniu elementos de todas as bibliotecas, para sensibilização sobre o processo de gestão da qualidade, definição das áreas de intervenção, escalonamento dos trabalhos em função das necessidades e verificação de metodologias, procedimentos e documentos de trabalho.

2.º Momento – Elaboração de novos instrumentos de trabalho, de acordo com as metodologias definidas e a estrutura documental aprovada pelo SGQ do IPCB (PT, IT, Mod. Reg).

3.º Momento – Integração de instrumentos antigos no novo sistema, com a consequente reformulação.

A integração dos instrumentos de trabalho produzidos obedeceu a um esquema previamente definido pela organização, estruturado da seguinte forma:

Elaboração/Revisão (Bibliotecas) – Validação da Estrutura e Codificação (Gabinete da Qualidade) – Aprovação (Dirigente) – Colocação dos Documentos no SGQ (Responsável do SGQ para as Bibliotecas) – Divulgação à Comunidade IPCB (Dirigente) – Aplicação (Bibliotecas) __/__

2.ª Fase – A segunda fase dos trabalhos encontra-se em curso e concretiza-se em três momentos distintos e complementares.

1.º Momento – Integração no funcionamento das bibliotecas dos princípios subjacentes ao SGQ e dos instrumentos de trabalho entretanto criados, considerando a cadeia documental, previamente estabelecida.

2.º Momento - A avaliação do sistema por intermédio da avaliação da aplicação dos instrumentos de trabalho.

3.º Momento – Eliminação, substituição e/ou reformulação dos instrumentos de trabalho, considerando a experiência entretanto adquirida com a aplicação dos mesmos.

3.ª Fase – Avaliação da aplicação do SGQ às Bibliotecas. Esta fase é transversal a todo o SGQ e efetua-se num modelo de avaliação contínua do sistema.

Considerando o que atrás foi dito, a implementação do SGQ nas Bibliotecas está completa, tendo sido incorporada no sistema de funcionamento das Bibliotecas de forma natural, sem turbulência. Tal significa apenas que o sistema já foi assimilado e integrado no funcionamento normal das Bibliotecas e que estas continuam, sempre que necessário, a elaborar novos instrumentos de trabalho e, de forma permanente, a avaliar os que estão em vigor em prol de um princípio fundamental que é o da melhoria contínua dos serviços.

Como conclusões apresentam-se as seguintes: boa assimilação, pelos elementos das Bibliotecas, dos princípios subjacentes ao SGQ, o que contribuiu para a clarificação e melhoria dos métodos de trabalho; reconhecimento das vantagens decorrentes da partilha de experiência e conhecimento; diminuição das assimetrias no tratamento dos utilizadores evidenciada no desenvolvimento das tarefas; otimização dos procedimentos relativamente ao circuito documental; normalização dos modelos em uso; melhoria do circuito informacional da biblioteca.