Da incerteza à clareza: a utilização da Gestão Documental no IMT

Resumo

Este artigo apresenta um projeto de reengenharia documental desenvolvido pelo Instituto da Mobilidade e dos Transportes (IMT, IP), com o objetivo de informatizar os registos técnicos de veículos anteriores a 1992, até então disponíveis apenas em suporte físico. O processo original era manual, disperso e sem rastreabilidade, comprometendo a eficiência, o cumprimento legal e a qualidade do serviço público. Para superar estas limitações, foi criado um workflow digital centralizado, baseado em princípios de gestão documental, qualidade e eficiência administrativa. 

A metodologia adotada seguiu uma abordagem orientada para soluções, envolvendo diagnóstico, modelação de processos com BPMN, integração tecnológica, formação dos utilizadores e monitorização contínua. Destacam-se a normalização de metadados, a adoção das normas FADGI para digitalização e a conformidade com a ISO 9001:2015. 

Até setembro de 2025, foram registados 4.500 pedidos, com 90% dos processos digitalizados e 70 utilizadores capacitados. Os resultados demonstram ganhos significativos em eficácia, maturidade documental e reconhecimento institucional. O projeto revelou-se replicável e evidenciou o papel estratégico da gestão documental na transformação digital da Administração Pública, promovendo maior transparência, controlo e qualidade na prestação de serviços.