A Central Eletrónica de Arquivo do Estado: ameaça ou oportunidade?

Resumo

Foi publicada a 7 de Fevereiro deste ano a Resolução do Conselho de Ministros n.º 12/2012, que aprovou e procura o “Plano global estratégico de racionalização e redução de custos com as TIC na Administração Pública” (AP) no horizonte dos anos 2012-2016, elaborado pelo Grupo de Projeanto para as Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC).

Com vista à sua implementação, foram contempladas 25 medidas de racionalização, distribuídas por 5 eixos de atuação: “(i) melhoria dos mecanismos de governabilidade, (ii) redução de custos, (iii) utilização das TIC para potenciar a mudança e a modernização administrativa (iv) implementação de soluções TIC comuns, e (v) estímulo ao crescimento económico”. Uma parte considerável destas medidas tem consequências no modo como é gerida a informação arquivística na Administração Pública, particularmente as que dizem respeito à elaboração do modelo de governação para as TIC, à arquitetura, normas e guidelines para as tecnologias e sistemas de informação, à adoção das orientações europeias em matéria de interoperabilidade na Administração, à segurança da informação, à autenticação e assinaturas eletrónicas, à redução da utilização do papel nos organismos públicos, ao recurso à Cloud Computing na AP, etc.

Entre todas as medidas, merece particular destaque a n.º 15, intitulada “Central eletrónica de arquivo do Estado”, que tem como principal objetivo a deslocalização dos “diferentes arquivos em papel das várias instituições públicas para uma única localização numa zona de baixo custo imobiliário”. Prevê-se que a deslocalização deverá ser acompanhada de intervenções com vista ao aprofundamento da desmaterialização, principalmente “a digitalização do arquivo” com vista a tornar “o seu acesso fácil, imediato e de baixo custo”.

A medida, inclui várias “ações”, de acordo com o referido Plano, a exemplo do “Diagnóstico detalhado da situação arquivística do Estado”, a elaboração de um estudo de valorização do património imobiliário utilizado atualmente para albergar os arquivos existentes, implementação de um caso piloto num ministério a identificar e “na restante AP Central e Local”.

A medida envolve atualmente a Agência para a Modernização Administrativa, a Direção Geral do Tesouro e Finanças e a DGARQ, entidade responsável pelo referido Diagnóstico. Prevê-se que os primeiros resultados deste ocorram em meados de Outubro, a poucos dias do Congresso, permitindo atualizar os dados do relatório de 2010. Trata-de se de obter um maior conhecimento da realidade arquivística da AP, sobre a qual se deverá planear a implementação das “ações” seguintes. Ao mesmo tempo, pretende-se que os resultados entretanto apurados possam também servir para sedimentar as propostas do Grupo de trabalho de Gestão de documentos da AMA com vista à qualificação dos sistemas eletrónicos de gestão de arquivo e dos sistemas de informação na AP, através da introdução de requisitos obrigatórios que se prevê possam vir a ser publicados numa Resolução do Conselho de Ministros ainda em 2012.

No modelo atual de gestão de documentos da Administração Central do Estado (ACE), cada organismo deve gerir a sua documentação de uso corrente, maioritariamente em suporte analógico, e transferir a restante, de uso não corrente, para repositórios das secretarias-gerais ou entidades similares, as quais devem ter competências especializadas para promover a sua recolha, tratamento e comunicação. Desse ponto de vista, à primeira vista, poderia afirmar-se que a medida 15 constituiria uma ameaça ao modelo atual. Mas qual o grau de eficiência deste? Permitiu alcançar resultados satisfatórios? É preciso encontrar um modelo alternativo? Pode a proposta da medida 15 ser trabalhada nesse sentido, com vantagem para a gestão de documentos públicos?

Neste contexto, o painel partirá dos dados atuais, apresentados pelo seu coordenador, para verificar as limitações do atual modelo, identificar necessidades de mudança e analisar, no contexto atual, se a medida 15 pode traduzir oportunidade de desenvolvimento da gestão da informação/documentação na AP, através do estabelecimento de políticas adequadas, de ganhos de eficiência, da qualificação dos recursos envolvidos, de ações de desmaterialização associada à qualificação dos sistemas de arquivo e de informação da AP, de ações de avaliação, seleção e eliminação de grandes massas de documentação, da promoção da recolha, tratamento e acesso à informação arquivística, etc.

Assim, o painel terá como objetivo debater a medida 15 - Central eletrónica de arquivo de Estado e verificar como esta poderá constituir uma oportunidade para evoluir na gestão da informação/documentação pública, tendo em conta os seguintes itens de análise:

1. Políticas públicas de arquivo na ACE e modelos de gestão de documentos associados;
2. Modelo de governance e de sustentabilidade do modelo alternativo proposto;
3. Requisitos político-legais e técnicos para a implementação de boas práticas de gestão de documentos, de acordo com referenciais (abrangendo as várias áreas de gestão de informação, a exemplo das que envolvem desmaterialização, avaliação, preservação digital, etc);
4. Economia da gestão da informação (investimentos, financiamentos, contratações, modelos/medidas de eficiência, etc);
5. Implementação de um sistema de informação de gestão e disponibilização dos documentos digitais que permita o aumento do acesso à informação.

Para o debate são convidados representantes da AMA ligados à execução do Plano estratégico TIC e da medida 15 e ao Grupo de trabalho de Gestão de documentos, da DGARQ, da DGTF e de potenciais candidatos a ministério piloto para aplicação da medida.

O painel destina-se a gestores, profissionais da informação/documentação, especialistas em sistemas e tecnologias da informação e comunicação e outrosm interessados no tema.