Indicadores de desempenho em Sistemas de Informação para a Administração Local

Resumo

A modernização administrativa e a gestão da qualidade são assuntos recorrentes da administração pública, já desde 1976, assentando aquela ainda na reforma da estrutura do Estado. Quer encaremos a modernização administrativa como um objetivo, quer encaremos a gestão da qualidade enquanto modelo de gestão das organizações visando a sua excelência, importa identificar ‘o que se faz’ de modo a permitir, de igual modo, a sua medição, pois "Não se gere o que não se mede e não se mede o que não se conhece" (Edwards Deming).

Esta não é a primeira vez que a avaliação do desempenho em sistemas de Informação, aquivísticos ou biblioteconómicos, é objecto de análise, existindo, porém, em Portugal a ausência de modelos para planificar e avaliar Sistemas de Informação, particularmente, no que nos interessa aqui destacar, os Arquivos da Administração Local.

Em Espanha, por exemplo, a Diputación de Valladolid publicou, em 2010, os Indicadores de gestión para los archivos de la Administración Local, um estudo que resultou do trabalho levado a cabo, ao longo de quatro anos, pela Mesa de Trabajo de Archivos de Administración Local, com o objetivo de definir um modelo para avaliar e planificar a função de arquivo, partindo da identificação e descrição dos serviços arquivísticos, dos processos desenvolvidos para prestar esses mesmos serviços e dos indicadores que permitem avaliar cada um de esses serviços.

Para cada processo identificado, foram definidos um ou mais indicadores de desempenho relacionados essencialmente com o desenvolvimento da função Arquivo, tendo normalizado o modelo de análise: definição de funções e processos, tabela de descrição das ações para cada processo, acompanhado do diagrama de fluxos e um modelo de ficha para a identificação dos indicadores propostos, bem como a sua análise e a unidade de medida.

Em Portugal, procurando responder a uma administração pública moderna e qualificada, a então DGArq (antecessora da atual DGLAB), desenvolveu, no âmbito do Programa Governo Electrónico e Interoperabilidade, os projectos Metainformação para a Interoperabilidade (MIP) e a Macroestrutura Funcional (MEF) para a Administração Pública (versão 2.0), em março de 2013. Neste documento normalizador, são definidas as funções e subfunções da administração pública, matriz para o desenvolvimento de futuros planos de classificação sectoriais, tendo em mente o objetivo último, de criar um único plano de classificação para a administração pública. O Plano de Classificação da Informação para a Administração Local foi o primeiro instrumento de classificação a concluir-se, assentando, assim como os demais, no conceito de processo de negócio (conjunto de atos ou ações que uma ou mais organizações desenvolvem com o objetivo de produzir valor para os clientes), tão caro à gestão, mas não menos relevante no contexto da Ciência da Informação e dos sistemas de gestão da informação.

Deste modo, é nosso objetivo, a partir de várias propostas para a definição de indicadores de desempenho para os sistemas de informação arquivísticos da administração local e, de modo particular, dos Indicadores de gestión para los archivos de la Administración Local, analisar a sua aplicabilidade à administração local portuguesa, uma vez também aqui definidos as funções e os processos. Procuraremos identificar indicadores (de quantidade, qualidade, tempo e custo) que permitam avaliar o desempenho dos sistemas de informação arquivísticos da administração local, com recurso a métricas que reflitam o conhecimento da área de negócio, ambição e orientação estratégica, de modo a potenciar a competitividade da administração local.