Os utilizadores num sistema de gestão documental: o caso do Município de São Pedro do Sul

Resumo

Este texto pretende descrever a forma como o Município de São Pedro do Sul, após a implementação de uma nova aplicação de gestão documental – MyDoc (MGD) – em 2014, envolveu os recursos humanos no seu funcionamento e desenvolvimento. Atendendo permanentemente ao papel central atribuído aos utilizadores, são apresentadas as metodologias e ferramentas criadas e aplicadas, os resultados obtidos e as respetivas conclusões. No que concerne às metodologias e ferramentas, é dado enfoque ao aspecto formativo, à política de permissões dos utilizadores, às ações de monitorização, às intervenções no sistema e à de elaboração de requisitos. Quanto aos resultados obtidos, são apresentados dados fruto de um procedimento que, aplicado durante cerca de um ano, gerou um conjunto de 1049 registos que permitem a avaliação do funcionamento do sistema, sobretudo do papel dos utilizadores, e o delinear de estratégias para a sua melhoria.