A gestão documental e a gestão da qualidade

Resumo

Este texto visa explorar a potencial articulação do sistema de gestão documental ou do sistema de arquivo com o sistema de gestão da qualidade (SGQ). Partindo de uma abordagem teórica complementamos a nossa reflexão com exemplos do estudo de caso desenvolvido no Município da Lourinhã (MLNH) entre os anos de 2008 e 2010, o qual que se materializou na dissertação com o título «A Gestão Documental e a Gestão da Qualidade. O Município da Lourinhã» – produto do curso de mestrado em Ciências da Documentação e Informação da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa (2009-2010). Constata-se que o SGQ será mais eficaz quando articulado com a política de gestão documental uma vez que o mesmo assenta na «abordagem por processos» (ISO 9001:2008) exigindo também a normalização da documentação/informação, tal como a arquivística o defende. Em segundo lugar, verifica-se que a sensibilidade da Organização (MLNH) para a relevância da gestão documental, não esconde, porém, uma cultura administrativa eivada de disfunções denatureza burocrática observadas, desde logo, na morfologia geral do circuito documental, e, por outro lado, no próprio processo de integração de novas TIC. Assim, observa-se a existência de “ilhas” de informação redundante na própria Organização, pelo que defendemos que a normalização inerente à componente organizativa não deverá apenas sobrepor-se à vertente tecnológica, ela deveria mesmo antecipar-se à sua implementação. Por outro lado, constata-se que a ausência de um sistema de registo centralizado desfavorece o controlo documental e a normalização de procedimentos. Reconhecendo-se a importância estratégica da gestão documental no plano da modernização administrativa, designadamente, em termos de simplificação e normalização de processos e procedimentos de trabalho, o arquivista deverá pois alargar o seu campo de acção reflectindo sobre a transversalidade do sistema de arquivo nas Organizações.