Os processos de contratação pública e execução de despesa no sistema de gestão documental eletrónica nos SIMAS de Oeiras e Amadora (SIMASOA)

Resumo

Os SIMASOA encontram-se enquadrados por uma paisagem legal na área das T.I.C. que define obrigatoriedades de sustentabilidade, prova, transparência e proteção de direitos, cujos antecedentes podem apenas ser extrapolados do paradigma em suporte papel que criou os fundamentos da Arquivística. Acima de tudo, é necessário autenticar os atos decisórios que ocorrem durante a tramitação documental e que constituem prova de legalidade, facto que é a razão de ser do ato administrativo.

A aplicação deste desiderato ao terreno – processos de contratação pública e execução de despesa – revelou a necessidade de compromissos entre o modo de trabalhar o suporte papel e o eletrónico e, a partir destes compromissos, construir consensos no que é passível de ser imediatamente desmaterializado ou não, pagando o preço através de processos híbridos e duplicação de tarefas. Paradoxalmente, este problema não é apenas humano, mas também de interação entre diferentes sistemas informáticos, uma vez que estes processos são transversais correndo em diferentes aplicações, bases de dados e suportes.

Por estas razões, é necessário, através de uma equipa multidisciplinar, desenhar o processo tal como ele se apresenta em papel e procurar perceber até que ponto poderá ser desmaterializado sem incorrer em problemas informáticos, arquivísticos, jurídicos e organizacionais.

Palavras-chave: Reengenharia de processos de negócio, Assinatura eletrónica, Webservices